בעולם הנהלת החשבונות יש לא מעט מושגים שכמעט כולם מכירים: קבלה, מע״מ, חשבונית מס וכו׳. לעומתם, יש מושג אחד מיוחד, עוף מוזר, כזה שלא תמיד מבינים לגמרי בדיוק מה הוא אומר – ולמעשה רבים מאיתנו מעולם לא שמעו עליו: חשבונית עצמית. אז מתי מפיקים חשבונית עצמית, מי צריך להפיק אותה ומה זה בכלל? הנה התשובות.
מהי חשבונית עצמית?
חשבונית עצמית כשמה כן היא – חשבונית שהעסק מפיק עבור עצמו. זה נשמע קצת מורכב, אבל למעשה זה די פשוט: חשבונית עצמית היא הדרך של בעל העסק להפיק חשבונית במקום נותן שירות שלא יכול לספק לו חשבונית בעצמו.
נניח, למשל, שאתם שוכרים משרד עבור העסק שלכם, ובעל הנכס שלכם הוא אדם פרטי ולא ישות מוכרת במס ההכנסה (כלומר אין לו תיק במע"מ ובמס הכנסה). אותו אדם יכול מקבל מכם כסף בכל חודש, אבל הוא לא יכול להוציא לכם קבלה על העסקה. מה זה אומר? ללא קבלה לא ניתן לדווח על ההוצאה ובהמשך ליהנות מזיכוי המס הרלוונטי. מה עושים? זה בדיוק הרגע להשתמש בחשבונית עצמית.
חשבונית עצמית, בין אם היא מופקת בכתב ובין אם כחשבונית דיגיטלית, למעשה מאפשרת לבעל העסק להפיק חשבונית עבור עצמו. אותה עסקה שהזמין הרי מתבצעת, אך מי שאמור להיות נותן השירות הוא לא עסק בפני עצמו, כך שבעל העסק שהזמין את השירות מוציא את החשבונית לעצמו, כאילו השכיר את המשרד לעצמו. מדוע נדרש לעשות כך? מסיבה אחת מרכזית: כדי להבטיח שהעסקה מדווחת לרשויות המס.
איך עושים את זה?
הפקת חשבונית עצמית היא כמו הפקה של כל חשבונית מס אחרת. ההבדל המשמעותי ביותר הוא שבשם נותן השירות (שעבורו נכתבת החשבונית) עליכם לרשום את השם שלכם – ולכן זו נחשבת חשבונית עצמית.
חשוב להגיד: הוצאת חשבונית עצמית היא לא משהו שאפשר לעשות כך סתם, בטח ובטח אם אתם עוסקים פטורים (שאינם יכולים לגבות מע"מ). כמעט בכל עסקה מהסוג הזה נדרש בעל העסק לפנות קודם למשרדי מע"מ באזור הרלוונטי, ולקבל שם אישור להנפקת החשבונית העצמית. אם מדובר בעוסק פטור, הוא יצטרך לגשת פיזית למשרדים, ולבקש מאנשי מע"מ להוציא את החשבונית בשמו. רק כך יכול עוסק פטור, למעשה, להוציא חשבונית עצמית.
באילו מקרים זה נדרש?
כאמור, ישנם לא מעט מצבים שבהם נדרשת חשבונית עצמית. הנה כמה דוגמאות:
- עסק המשכיר נכס מאדם פרטי שלא מנפיק חשבוניות וקבלות
- הזמנת איש אקדמיה להרצאה פרטית (כלומר כזו שלא מתבצעת מעטם המוסד האקדמי שבו הוא עובד)
- מהנדס או איש מקצוע אחר, שמבצע עבודה ספציפית ופרטית עבור עסק
- כאשר הרכישה נעשית מגורם שלא מוכר לרשויות המס בישראל
- רכישת מוצרים בחו"ל, כאשר לא ניתן לקבל חשבונית מהעסק המוכר
נזכיר שסוגיית חו"ל חשובה כאן מאוד: אם עסק רוכש מוצרים עבור עצמו בחו"ל, מעסק שלא יכול להנפיק חשבונית 'כשרה' בארץ, הוא עשוי לאבד את היכולת להצהיר על ההוצאה כהוצאה מוכרת (כלומר כזו שתאפשר קיזוז מיסים). חשבונית עצמית הכרחית במקרה כזה, שכן היא יכולה לאפשר חיסכון כספי לא קטן.
עוד כמה עובדות חשובות
- חשבונית עצמית לא נכללת בדיווחי מקדמות למס הכנסה – משום שהיא בעצם ״מתקזזת״, שכן חשבונית עצמית מהווה גם הכנסה וגם הוצאה, למעשה
- בהתאם לכך, גם המע"מ מתקזז בחשבונית כזו
- הבקשה להוצאת חשבונית עצמית נעשית (כאשר מדובר בעוסק מורשה או בחברה בע"מ) באמצעות טופס ייעודי שנשלח לרשויות המע"מ
- בחשבונית העצמית חשוב לכתוב את הפרטים של מקבל התשלום ואת תיאור העסקה
- כשמדובר בחשבונית עצמית לרכישה מוכרת במס מחו"ל, אפשר לרכז זאת באופן חודשי לחשבונית אחת, כדי להימנע מכתיבת שורה ארוכה של חשבוניות עבור כל רכישה בנפרד
- מערכות המספקות שירותי חשבונית אונליין, כמו מורנינג של חשבונית ירוקה, מאפשרות להנפיק גם חשבונית עצמית.
לסיכום, כשמבינים את הרציונל מאחורי הצורך בחשבונית עצמית, העניין נראה פשוט למדי – והוא הופך פשוט עוד יותר כשמפיקים אותה בצורה דיגיטלית. חוץ מהחיסכון בטרטורים ובירוקרטיה מול הרשויות, קל יותר לעקוב אחריה, לתעד אותה ולראות את הקיזוז שלה בספרי החשבונות. מדובר בפעולה שלא מבצעים בכל יום, אבל כבעלי עסק בהחלט חשוב להכיר אותה.
