בין אם רק התחלתם את דרככם העצמאית או שאתם כבר ממש ותיקים בביזנס, יש מושג אחד שכל בעל או בעלת עסק, ובעצם כל מי שרכש בחייו מוצר כלשהו – מכיר טוב מאוד: המושגים חשבונית וחשבונית מס. אז מה הוא אותו מסמך חשבונאי שאף טרנזקציה של כסף או שירות לא שלמה בלעדיו? הנה כמה דברים שחשוב לדעת על חשבונית מס.
מהי חשבונית מס?
חשבונית מס היא מסמך חשבונאי שמופק ברגע שבוצעה עסקה, והוא מעיד על ביצועה, בעצם. הסמנטיקה כאן חשובה: לא מדובר במסמך שמעיד על קבלת תשלום (המסמך המעיד על קבלת תשלום נקרא קבלה, ועכשיו אתם כנראה מבינים למה), אלא במסמך שמודיע למעשה למזמין השירות/העבודה/המוצר: אתה חייב כסף לבעל העסק. אל חשבונית המס מצורף גם תשלום המע"מ, מס ערך מוסף, ולכן היא נקראת כך: חשבונית מס.
מי יכול להפיק חשבונית מס?
לכאורה, כל מי שהעניק שירות, עבודה או מוצר, אמור להנפיק חשבונית מס – משום שהוא ביצע עסקה מול לקוח. זהו אולי ההיגיון הכללי, אבל לא כך הדבר בפועל: חשבונית מס יכול להוציא רק מי שנדרש לשלם מע"מ ורשאי על פי חוק להוסיף מע"מ לסכום שהוא גובה מהלקוח, ובמילים אחרות – עוסק מורשה וחברה בע"מ. מאותה סיבה לעוסק פטור, שכבר על פי שמו אפשר להבין שהוא פטור מתשלום מע"מ, אסור להוציא חשבונית מס.
איך מנפיקים חשבונית מס?
כמו כל מסמך חשבונאי, אפשר להנפיק אותו בשתי דרכים: דרך אחת – בצורה ידנית, כלומר באמצעות פנקס חשבוניות שרוכשים בחנויות המתאימות ובו ממלאים את דפי החשבוניות בהתאם לעסקאות המתבצעות; הדרך השניה – הנפקת חשבונית דיגיטלית באמצעות מערכות מקוונות כמו מורנינג של חשבונית ירוקה, המאפשרות הפקת חשבוניות מס ועוד מגווון רחב של מסמכים, בלי התעסקות עם ניירת, בצורה ממוחשבת.
מה חשוב שיופיע בחשבונית?
כדי שהחשבונית המופקת תחשב חוקית ותוכר על ידי רשויות המס, היא חייבת לכלול כמה פרטים מינימליים – כפי שנקבע בתקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות). הפרטים המחייבים, כלומר כאלו שבלעדיהם חשבונית לא תיחשב תקינה, הם:
מספר סידורי
- המילים המפורשות ״חשבונית מס״
- המילה ״מקור״ או הביטוי |נאמן למקור|, המסמל כי החשבונית היא העותק ולא הגרסה המקורית (נרחיב על עניין זה בהמשך)
- שם העסק וכתובתו
- מספר עוסק מורשה (יש שמגדירים זאת ח.פ)
- תאריך הוצאת החשבונית
- פרטי העסקה – המוצר/השירות/העבודה המוזמנים, כמויות וכדומה
- מחיר – ללא מע"מ ועם מע"מ
- חתימת בעל העסק או עורך החשבונית
כאמור, אם החשבונית הוצאה ללא אחד מהפרטים האלה (או יותר) – היא לא תיחשב חוקית ולא תוכל לשמש עדות לביצוע העסקה. אם לא תתוקן, העסקה שבגינה הופקה אף עלולה להיחשב ככזו שלא דווח עליה לרשות המיסים כראוי.
התוספת שכולם צריכים להיות מודעים לה
עניין שרבים לא מודעים לו – בטח ובטח אם מעולם לא ניהלו עסק בעצמם – הוא שחשבונית מס, ולמעשה כל מסמך חשבונאי שצריך ״להירשם בספרים״ מופקת למעשה בשלושה העתקים: מקור, אשר מועבר ללקוח; עותק ראשון, אשר נשמר אצל בעל העסק; ועותק שני, אשר נשלח לרשויות המס ומהווה הוכחה להנפקת החשבונית.
העותק המקורי של חשבונית המס צריך להימסר ללקוח, כאמור, ואסור להעביר לו העתק בלבד. אם המקור אבד, או אם הלקוח מבקש בעצמו עותק חלופי, אפשר להעניק לו את אותו עותק שבעל העסק מחזיק אצלו. אגב, מאחר שחוק ההתיישנות תקף לשבע שנים, לאחר שבע שנים ניתן לזרוק או להשמיד את העותקים שנשמרו.
נציין כי שלושת ההעתקים הם חלק מכל פנקס חשבוניות, כך שתראו כי לכל חשבונית מס סידורית (בלבן) יש עוד שני העתקים בצהוב ובוורוד. אבל, גם בשירותים להנפקת חשבונית דיגיטלית, כדוגמת מורנינג של חשבונית ירוקה, ניתן להנפיק חשבוניות בשלושה עותקים: הם פשוט לא מונפקים פיזית, כמובן, אלא נשמרים במערכת.
כיצד זה בדרך כלל עובד? כאשר מונפקת חשבונית מס דרך מערכת החשבוניות המקוונת, הגרסה המיועדת ללקוח תהיה באופן אוטומטי המקור, וכך תסומן בראש המסמך. אם נדרש להעביר את החשבונית לגורם נוסף (למשל, לרשויות המס, כחלק מהדיווח החודשי/השנתי), המערכת תיצור באופן אוטומטי גרסת עותק, נאמנה למקור, שתישלח לאותו גורם. כך המערכות האוטומטיות שומרות גם הן על הנחיות רשויות המס במלואן, ואף מבלי שנידרש כבעלי עסק להתעכב על פרטים אלו.
